Внедрение корпоративного портала

ситуация

Весь состав команды «РИВ ГОШ» заказчик разделяет на 4 категории:

Доля сотрудников офиса, где каждое рабочее место оснащено ПК, составляет всего 19%. Большая часть команды работает «в полях», где нет возможности обеспечить всех персональными компьютерами, — зачастую у сотрудников есть только смартфон, с помощью которого им приходится решать кадровые вопросы

Офисные сотрудники (топ-менеджмент, бухгалтерия, кадровые службы и др.);

Работники розничных магазинов и имидж-студий (продавцы-консультанты, администраторы, мастера и др.);

Работники фабрики (технологи, контролеры, наладчики производственных линий и др.);

Работники распределительного центра (товароведы, упаковщики, водители и др.).

дорожная карта проекта

1. Предпроектная аналитика. Октябрь 2021 — январь 2022

2. Техническое проектирование и реализация MVP. Ноябрь 2021 — февраль 2022

3. Ввод MVP в эксплуатацию. Март 2022

4. Развитие портала. Апрель 2022 — н. в.

Проект продолжается уже 29 месяцев. Основные «строительные» работы были выполнены за 6 месяцев, сейчас производится расширение функций и ведется техническая поддержка портала

аналитика

На старте мы провели предпроектное обследование и организовали серию встреч с заказчиком, где сформулировали бизнес-требования к порталу и зафиксировали их в техническом задании, а затем перешли к реализации интерфейсов

Разработка бизнес-требований к HR-порталу включала описание основных функциональностей, требования к пользовательскому интерфейсу, интеграцию с другими информационными системами и т.д.

Формирование концепции

По итогам мы составили подробный документ с описанием требований, функциональности и принципов работы новой системы, а также план ее внедрения

Фиксация технического задания

На этом этапе к разработчикам присоединилась команда дизайнеров, чтобы обеспечить техническую реализуемость созданных дизайн-концепций. Коллеги проработали технические ограничения, возможности и оптимальные решения для реализации задуманного интерфейса. Были проведены:

Реализация интерфейсов

1. Анализ требований пользователей и функционального задания. На его основе сформировали общую UI-концепцию.

2. Итеративные процессы проектирования интерфейсов. UX-специалисты анализировали пользовательские потребности и создавали информационную архитектуру портала, определяя логику и структуру навигации.

На базе этих данных дизайнеры разрабатывали прототипы интерфейса, визуальные компоненты и элементы управления, учитывая принципы удобства использования и доступности

Окончательные версии интерфейсов проходили тестирование с участием фокус-групп пользователей для оценки удобства, эффективности и соответствия поставленным требованиям. На основе полученной обратной связи мы проводили корректировки и доработки интерфейса до его финальной версии

что вошло в MVP

Главная страница;

Организационная структура;

Личный профиль сотрудника;

История компании;

Сервисы: благодарности, опросы, документы, медиафайлы, адресная книга, дни рождения, открытки, новые сотрудники;

Личный кабинет;

Расчетный лист;

Остаток дней отпуска;

Ссылки на внешние системы;

Банк идей;

Памятка новичка;

Корпоративные новости;

Интеграции с внешними системами;

Реализация мобильного приложения на базе платформы Bitrix Mobile.

Медицинское обслуживание;

Верхнее меню: поиск, навигационное меню, «колокольчик» уведомлений и элементы личного кабинета сотрудника;

Искать по транслитерации слова (например, по запросу «шанель» поиск выдаст результаты, где указано «Chanel»;

Основной баннер со слайдером, где размещаются важные новости и сообщения;

Отдельной доработкой реализовали на Sphinx общий поиск в интранете — его мы научили:

Левое меню: популярные сервисы, ссылки на избранные сервисы (список пользователь настраивает самостоятельно), виджет для подключения к Wi-Fi;

Приветственный баннер, который отображается при первой авторизации сотрудника на портале и ведет на ознакомительную страницу для новичков

Актуальные новости компании;

Исправлять раскладку (RU ↔ EN);

Корпоративные сервисы: дни рождения, благодарности, банк идей, опросы, новые сотрудники;

Искать по внутренним вхождениям (по введенной части слова поиск выдаст результаты с полным словом);

Автоматически исправлять ошибок в словах (на основе анализа данных из базы);

Искать по морфологии с учетом числа и падежа;

Элементы главной страницы

Все функциональности корпоративного портала можно разделить на 4 блока:

1. Личный кабинет;

2. Инструмент коммуникации и нематериальной мотивации;

3. Площадка для заказа услуг;

4. База знаний.

личный кабинет

Профиль состоит из карточки сотрудника с контактной информацией и личного кабинета, где сотрудник может воспользоваться ключевыми возможностями портала (заказать справку или расчетный лист, записаться к врачу, подать заявку на оборудование и др.)

Профиль сотрудника

Сотрудник может увидеть количество оставшихся дней отпуска, ознакомиться с графиком за год и историей ранее оформленных отпусков

Отпуска

Заказчик регулярно проводит опросы сотрудников для сбора обратной связи по тем или иным корпоративным вопросам. Также через портал заказчик проводит NPS-опросы для понимания уровня удовлетворенности персонала, опросы для новых сотрудников и экзит-интервью с увольняющимися сотрудниками — это помогает сокращать текучку и вовремя находить болевые точки в коллективе

Опросы

В Журнале публикуются новости компании. Кроме того, каждый месяц контент-менеджеры «РИВ ГОШ» выпускают на портале дайджест самых популярных и актуальных новостей

Журнал

Сотрудники компании могут не только читать Журнал, но и предложить новость для публикации — после проверки модератором она также будет размещена на портале

Также мы полностью переработали возможности штатного визуального редактора и упростили для контент-менеджеров создание новостей на портал

площадка для заказа услуг

Сервис позволяет быстро заказать справку или копию документов —  для этого достаточно заполнить небольшую форму. В сервисе предусмотрены статусы для отслеживания процесса, а по готовности сотрудник получит уведомление на портале

Заказ справок

На портале у сотрудников есть возможность воспользоваться услугами ДМС и записаться к офисному врачу

Медицинское обслуживание и запись к врачу

база знаний

Когда в компании появляется новый сотрудник, важно помочь ему не потеряться в большом объеме информации — в дальнейшем это помогает новичку быстрее адаптироваться и раскрыть свой рабочий потенциал

Страничка новичка

В такой большой компании, как «РИВ ГОШ», новые сотрудники приходят очень часто, поэтому мы разработали специальную страницу, которая помогает освоиться на рабочем месте и не «заблудиться». На странице опубликованы приветственное видеообращение Президента «РИВ ГОШ» и пошаговые инструкции о том, с чего начать свой первый рабочий день

Сформулированные ценности и миссия помогают компании «РИВ ГОШ» донести до сотрудников смысл их ежедневного труда и обозначить принципы командной работы

Миссия и ценности компании

Многолетнюю историю «РИВ ГОШ» упаковали в виде вертикального таймлайна с ключевыми точками — событиями, которые определяют развитие компании

История компании

Кастомизировали штатную организационную структуру Битрикс24, а также добавили больше уровней вложенности для более удобного использования

Организационная структура

Сервис заявок помогает упростить процессы получения IT-оборудования и мебели — особенно это актуально при трудоустройстве нового сотрудника

Заявки

«РИВ ГОШ» — это 250+ магазинов, географически распределенных по территории России. Мы разработали раздел, который содержит всю основную информацию о магазинах с контактными данными управляющих и территориальных менеджеров. В карточках магазинов также отображаются полученные награды за внутренние конкурсы и активности

Справочник магазинов

Пятиминутка — это еженедельное собрание в головном офисе, которое транслируется для сотрудников розничного департамента и управляющих магазинами. На собрании освещаются все основные события за прошедший отчетный период, а также анонсируются все важные мероприятия и маркетинговые активности

Пятиминутка

Это важный элемент сплочения коллектива «РИВ ГОШ» — на пятиминутке любой сотрудник может в прямом эфире задать интересующие вопросы топ-менеджерам

Еще один способ из инструментов коллективного взаимодействия в «РИВ ГОШ» — конкурсы среди сотрудников. Например, мы помогли запустить на портале конкурс для детей сотрудников — их просили показать, каким они представляют себе «РИВ ГОШ». Наградой за победу стала возможность лично провести завтрак с Президентом компании

Конкурсы

В первую очередь заручились поддержкой президента и топ-менеджмента: записали специальное видео с Президентом «РИВ ГОШ», в котором он приглашал сотрудников познакомиться с интранетом;

Сняли подробный ролик-эксплейнер о возможностях портала;

Проводили онлайн-встречи с демонстрацией всех возможных пользовательских сценариев;

Получили помощь в продвижении от территориальных менеджеров — они быстро осознали, что благодаря возможностям интранета высвобождаются десятки часов рабочего времени;

Публиковали анонсы новостей со ссылкой на портал в закрытом телеграм-канале команды;

Поводили email-рассылки с обзором новых сервисов портала;

Показывали заставки на корпоративном ТВ в офисе

Использовали наклейки с QR-кодом в офисном пространстве;

Брендировали мерч. Например, на форзаце ежедневников, которые есть у всех сотрудников, размещены ссылки на портал, а все новые сотрудники в Welcome pack получают брошюру с описанием функционала портала;

Выступали вживую перед линейным персоналом и наглядно демонстрировали, как пользоваться порталом.

Дополнительно привлекали внимание офлайн-методами:

планы по развитию портала

Сейчас портал покрывает все базовые функции и бизнес-процессы. Далее в планах углублять исследования пользователей, апгрейдить клиентский путь и автоматизировать процессы

В 2024 году готовимся реализовать несколько крупных сервисов:

1. Полностью автоматизировать адаптацию нового сотрудника.

2. Дополнить геймификацию: ввести награды за достижения и подключить магазин сувенирной продукции.

3. Расширить возможности HR-автоматизации. Например, добавить постановку целей и управление KPI.

4. Внедрить Service Desk, связанный со всеми информационными системам компании, который станет единой точкой контакта с IT, АХО, СБ и другими службами компании.

5. «Оцифровать» офис РИВ ГОШ: сделать интерактивную карту офиса, разместить на ней сотрудников, описать их функционал, добавить контактную информацию.

«За время сотрудничества интранет для «РИВ ГОШ» стал для нас одним из любимых. Мы в хорошем смысле горим этим проектом и с энтузиазмом беремся за новые задачи. Благодарим заказчика за оказанное доверие и возможность нести красоту в массы»

Елена Журавлёва

Руководитель проектного офиса «Эм Си Арт»

Прочитано новостей : 800

Изготовлено пропусков для новых сотрудников: 350

Сделано записей к Beauty-специалистам: 2200

Выдано справок: 5000

Статистика сервисов

Заказано IT-оборудования: 300 рабочих мест

Предложено идей: 200

Выдано парковочных мест: 50

Информация актуальна на декабрь 2023

1. Уровень информированности сотрудников «в полях» ощутимо вырос — работники розничных магазинов, производства и склада получили удобный доступ к необходимой корпоративной информации.

2. Минимизировали возможность потери информации — теперь сотрудники получают ее напрямую из проверенного источника. Накопленные знания впредь будут оставаться внутри компании – все предыдущие наработки не пропадут, а бизнес-процессы не встанут на паузу, если меняется человек.

3. Высвободили рабочее время сотрудников и ускорили операционную деятельность компании — вместо поиска или помощи в поиске информации они занимаются своими непосредственными задачами. Заказчики и исполнители теперь более эффективно управляют корпоративными услугами.

Команда Эм Си Арт продолжает сотрудничать с «РИВ ГОШ» — мы помогаем коллегам с освоением возможностей портала и дорабатываем систему под новые потребности.

4. Повысили внутренний корпоративный имидж — команда убеждается в том, что «РИВ ГОШ» является современной компанией, ориентированной на комфорт сотрудников. HR-подразделение получило новые возможности для продвижения корпоративной культуры и организации мероприятий. Согласно внутренней статистике, уровень вовлеченности и мотивации персонала значительно возрос.

Результат внедрения

исследование удовлетворенности

В конце 2023 года компания провела исследование удовлетворенности сотрудников «РИВ ГОШ». Индекс eNPS составил 75% – довольно высокий показатель на шкале значений от -100% до 100%. Доля сторонников составила 81%, критиков 6%.

«Корпоративный портал для нас — это не только единое входное окно, но и инструмент для коммуникации и нематериальной мотивации для всех сотрудников «РИВ ГОШ». Мы делали несколько подходов к реализации интранета — и совместно с командой «Эм Си Арт» наконец достигли целей внедрения. Благодарим коллег за воплощение наших желаний в реальность и конструктивное рабочее взаимодействие»

Елена Москалева

Руководитель проекта

отзыв заказчика