Создание корпоративного портала

задачи проекта

Создать единое информационное пространство, доступное с рабочих ПК и смартфонов, для предоставления цифровых сервисов, поиска информации и коммуникации 18 000 сотрудников Корпорации.

Какие еще задачи предстояло решить в ходе проекта:

Создать единую точку входа для работы сотрудников;

Цифровизировать кадровые сервисы;

Упростить поиск информации;

Порядка 70% сотрудников в Корпорации владеют рабочими специальностями и не имеют рабочего компьютера и корпоративной электронной почты, поэтому обеспечение всеми сервисами как «белых», так и «синих воротничков» стало важной задачей внедрения корпоративного портала.

Реализовать возможность оперативного донесения информации до сотрудников;

Обеспечить функционал сбора обратной связи.

На момент старта проекта в Корпорации не существовало единого корпоративного портала — всё пришлось создавать с нуля. Для решения задач по созданию корпоративного портала представители Корпорации обратились к нам в мае 2021 года.

стек технологий

Ядро проекта составляет программное обеспечение «1С-Битрикс24: Энтерпрайз». Технологический стек: HTML, CSS, Javascript, VueJS.

Обмены с внутренними корпоративными системами выполнены посредством REST API, технологии DB Link и шины обмена данными Datareon ESB.

Серверная архитектура системы располагается на 3 серверах в защищенном внутреннем контуре Корпорации (сервер приложения, кэширующий сервер и база данных), а подключение пользователей к серверу приложений осуществляется через сервер Reverse-Proxy.

Сервера работают под управлением CentOS, база данных — MySQL.

решения

В процессе работы над проектом использовались разные подходы к проектному управлению. На первом этапе мы разработали MVP с базовым уникальным дизайном и минимальным функционалом для запуска портала:

Запуск MVP

Что вошло в MVP корпоративного портала:

Главная страница портала;

Сообщества (группы);

Задачи;

Чат для коммуникации;

База знаний;

Диск для обмена файлами;

Организационная структура;

Телефонный справочник;

Навигатор сотрудника (полезная информация для новых сотрудников);

Спроси генерального (любой сотрудник может написать обращение генеральному директору);

После запуска MVP мы зафиксировали команду разработки и инерционно выдавали новый функционал каждые 2 недели. По ходу развития портала мы постоянно собирали обратную связь и корректировали бэклог.

Далее в рамках проекта мы совместно реализовали следующие функциональные модули:

Личный кабинет и управление отображаемыми данными;

Карьера и вакансии компании;

График личных отпусков и отпусков подчинённых;

Медиацентр (фото- и видеогалерея, газета);

Хочу сказать «Спасибо!» (сервис благодарностей);

Мой QR-код (виртуальная визитка);

Погодный виджет;

Календарь событий;

Отсутствие в карточке сотрудника.

Также на портале были реализованы следующие сервисы:

Заказ кадровых документов;

Электронный расчетный лист

Бронирование туристических путёвок;

Веб-табель;

Баланс по питанию;

Информация о СИЗ (средства индивидуальной защиты);

Баланс по расходам на спорт;

Информация по отпускам.

Многие функциональные модули потребовалось адаптировать отдельно под два типа устройств на iOS и Android. Посредством шины данных Datareon были реализованы асинхронные интеграции с кадровой системой (обмен сотрудниками и подразделениями), а также системой документооборота (функционал заказа кадровых документов). Синхронные же интеграции с кадровой системой выполнены посредством ORDS (Oracle REST Data Services) — на них реализованы сервисы электронного расчетного листа, а также балансов по спорту, питанию, СИЗ и отпуска.

Артем Мерзликин

Директор проектов цифровизации

проектирование и дизайн

Совместно с заказчиком мы определили набор сервисов, которые должны быть на главной странице, и обсудили персонализацию. При разработке дизайна изучали лучшие практики и применяли удачные решения, чтобы создать наиболее релевантную дизайн-концепцию портала.

Чтобы выдержать единый стиль в интерфейсе корпоративного портала, мы разработали подробный UI-kit в соответствии с корпоративным брендбуком — в нём регламентированы цвета, типографика, состояние элементов и компонентов.

Стартовая страница определяет дальнейшее взаимодействие пользователя порталом — важно было сделать так, чтобы все необходимые разделы были доступны при переходе с главной и при этом удобно расположены.

Главная страница

В боковом меню мы предусмотрели возможность индивидуально настроить блок «Полезные ссылки» и добавить ссылки на наиболее необходимые ресурсы.

В этом разделе сотрудники могут ознакомиться с внутренними вакансиями Корпорации и узнать больше о вариантах своего карьерного развития

Карьера

Важно, что сотрудник может не только самостоятельно откликнуться на вакансию, но и порекомендовать друга — это повышает шансы быстрее найти подходящего кандидата. Кстати, в компании действует акция «Приведи друга», где сотрудник может получить денежную премию за рекомендацию на вакансию.

В личном кабинете отображается вся необходимая информация о сотруднике, которая может пригодиться коллегам: контактные данные, ФИО непосредственных руководителей, информация об участии в корпоративных объединениях и активностях.

Личный кабинет сотрудника

При открытии карточки сотрудника портал проверяет сотрудника с его табелем и выводит информацию о больничных, отпусках либо командировках. Также в карточку автоматически подтягиваются данные о замещающем сотруднике, если он определен в кадровой системе.

В профиле сотрудника доступна его виртуальная визитка с уникальным QR-кодом, который можно отсканировать камерой смартфона — это позволит быстро добавить контактные данные в телефонную книгу.

В личном профиле мы реализовали возможность скрыть личные данные по желанию сотрудника (фото, день рождения, табельный номер). Это интересная и даже уникальная доработка — опыта решения подобной задачи у нас еще не было.

Мария Исаулова

Менеджер проекта

В разделе «Мои сервисы» сотрудники Корпорации могут самостоятельно решить различные кадровые вопросы.

Сервисы

Электронный расчётный лист. В сервисе сотрудник выбирает месяц (доступны 6 последних месяцев) и отправляет запрос. На номер мобильного телефона приходит СМС с коротким кодом — его необходимо ввести на следующем экране, чтобы получить расчетный лист в формате pdf.

Заказ справок. Сервис позволяет заказывать изготовление заверенных копий кадровых документов. Обработка запроса происходит в корпоративной СЭД, по выполнении заявки пользователь получает уведомление о готовности с инструкцией по получению заказанных документов.

Информация по отпускам. Сотрудники могут посмотреть свои запланированные отпуска на текущий год, а руководители — графики отпусков своих сотрудников.

Баланс по отпуску, питанию, спорту и СИЗ. Для удобного и быстрого получения информации мы запустили чат-бота — он позволяет прямо в чате Битрикса узнать текущий статус по балансам по отпускам, спорту (компенсация оплаты спортивных секций) и остаток компенсаций за питание. Информация по балансам передаётся из кадровой системы.

Сотрудники Корпорации и члены их семей ежегодно могут воспользоваться льготой на получение санаторно-курортной путёвки в разные санатории страны.

Бронирование путевок

Чтобы упростить процесс оформления путёвки и выбора подходящего санатория, мы разработали специальный раздел, где находится вся необходимая информация об использовании льготы: правила оформления, ответы на часто задаваемые вопросы и подробное описание доступных санаториев.

В сервисе отражаются рабочие смены сотрудника с зафиксированными часами по выработке и отсутствиями. Сотруднику доступен просмотр планового и фактического количества рабочих часов. При формировании табеля учитывается график плановых отпусков — эти интервалы выделяются в календаре розовым цветом.

Табель рабочего времени

В преддверии новогодних праздников мы помогли запустить в Корпорации Новогодний квест – новый инструмент корпоративных коммуникаций с элементами геймификации. Суть квеста состоит в выполнении заданий, за которые на баланс сотрудников зачисляется внутренняя валюта Корпорации — «титаны» (Ti).

Геймификация и магазин

Мы предусмотрели гибкие настройки: контент-менеджеры могут создать задание с тестом, после которого произойдет автоматическая проверка ответов и начисление «титанов», или же предусмотреть свободный текстовый ответ либо загрузку фотографии — выполнение таких заданий проходит отдельную модерацию.

Накопленные Ti можно потратить в корпоративном магазине на приобретение брендированной продукции: одежду, сувениры, детские товары и т. д. По сути, на портале мы реализовали полноценный интернет-магазин: здесь есть каталог товаров с разделением на категории, возможность просматривать карточки товаров и выбирать индивидуальные настройки, наполнять корзину и благодаря интеграции со СДЭКом оформлять заказ на мерч с доставкой.

В рамках MVP мы пришли к варианту встройки дополнительных сервисов в базовое мобильное приложение Битрикс24 посредством WebView. Данный подход хорошо себя показал, и мы перенесли все сервисы в мобильное приложение без особых трудозатрат.

Мобильное приложение

Теперь все сотрудники Корпорации могут полноценно пользоваться цифровыми сервисами портала — даже в том случае, если у них нет персонального компьютера.

Медиацентр. В этом разделе публикуется всё то, что сближает Корпорацию и сотрудника — фотографии с корпоративных мероприятий, видеосюжеты службы новостей, выпуски корпоративных газет.

Что еще

База знаний. Здесь хранятся руководства (в т. ч. по использованию корпоративного портала) и так называемые «навигаторы»: для новичков (ответы на частые вопросы) и наставников (программа менторства новых сотрудников).

Хочу сказать «Спасибо!». Сервис позволяет сказать слова поддержки или отправить благодарность — это позволяет сблизить сотрудников и улучшить их рабочее взаимодействие.

Новости. Сортировка корпоративных новостей, включая корпоративные СМИ, осуществляется по разделам или тегам, а поиск новостей — по наименованию, тегам или времени публикации. Сотрудники могут отметить новость «лайком» или обсудить её в комментариях.

результаты

Корпоративный портал объединяет в себе социальные и рабочие функции: позволяет общаться, вести задачи, получать цифровые сервисы и узнавать новую информацию.

Разработка MVP портала проходила по каскадной модели, а после запуска MVP мы перешли на гибкие методологии — это позволило выпускать новые релизы каждые 2 недели.

За 9 месяцев мы запустили веб-версию корпоративного портала и мобильное приложение. После внедрения заказчик зафиксировал следующие показатели использования портала:

Наиболее популярные сервисы: электронный расчетный лист, заказ справок, табель, сервис бронирования путёвок.

Всего к порталу успешно подключились около 12 000 сотрудников Корпорации из трёх городов — Верхняя Cалда, Березники и Москва.

Заказ кадровых документов;

Электронный расчетный лист

Бронирование туристических путёвок;

Перед командой Эм Си Арт мы поставили задачу создать не просто корпоративный портал Корпорации, а единое доступное пространство, которое объединяет в себе социальные и рабочие функции. Мы получили именно тот результат, на который рассчитывали, — теперь у нас есть функциональный современный портал, которым удобно пользоваться с любых устройств — как с рабочего компьютера, так и с мобильного телефона. Развитие и поддержку корпоративного портала мы также доверили команде Эм Си Арт.

Артем Мерзликин

Директор проектов цифровизации

отзыв клиента

следующий проект